Jakie dane są wysyłane do KSeF oraz jak będzie wyglądała faktura ? 

Krajowy System e-Faktur wymaga przekazywania kompletnych i precyzyjnych danych, aby zapewnić prawidłowe działanie systemu i zgodność z przepisami. Do KSeF trafią wszystkie informacje zawarte na fakturze, w tym: 

📥 Jakie dane trafią do KSeF?

• Dane sprzedawcy i nabywcy: NIP, REGON, nazwa firmy, adres.
• Dane dotyczące transakcji: Data wystawienia faktury, numer faktury, rodzaj transakcji (sprzedaż, zakup).
• Dane dotyczące towarów/usług: Nazwa, ilość, jednostka miary, cena jednostkowa, wartość netto, stawka VAT, kwota VAT, wartość brutto.
• Kwoty: Suma wartości netto, suma kwot VAT, suma wartości brutto.
• Dane dotyczące płatności: Termin płatności, numer konta bankowego.
• Dane dodatkowe: Informacje dotyczące np. magazynu, zamówienia, formy dostawy (jeśli są wymagane).
• Kody GTU: Klasyfikacja rodzajów transakcji.
• Informacje o rodzaju faktury: Korekta, proforma, itp.

Pamiętaj, że niedokładne lub niekompletne dane mogą prowadzić do odrzucenia faktury przez system!

📄 Jak wygląda faktura ustrukturyzowana?

Zamiast tradycyjnego pliku PDF, faktura w KSeF musi być wystawiona w formacie XML, zgodnym ze schematem opublikowanym przez Ministerstwo Finansów. Oznacza to, że dane nie będą prezentowane w formie wizualnej, ale w postaci ustrukturyzowanych tagów i wartości.

Kluczowe cechy faktury ustrukturyzowanej:

• XML zamiast PDF: Zamiast wizualnego dokumentu, wygenerujemy plik XML z ustrukturyzowanymi danymi, nadal pozostanie możliwość wydrukowania faktury, wydruk FV będzie z odpowiednim oznaczeniem KSeF.
• Schemat jako podstawa: Schemat XML definiuje, jakie dane muszą być zawarte w fakturze i w jakiej formie. To gwarantuje jednolitość i umożliwia automatyczną weryfikację.
• Brak wizualnej formy: Faktura nie będzie „ładna”, ale będzie precyzyjna i zweryfikowana, a przed wysłaniem do KSeF będzie możliwość podglądu dokumentu na ekranie.
• Możliwość pobrania PDF: KSeF umożliwi pobranie faktury w formacie PDF do celów archiwalnych i podglądu, jednak podstawą rozliczeń będą dane w plikach XML.

🧠 Jak się przygotować?

• Zapoznaj się ze schematami faktur ustrukturyzowanych: Dostępne na stronie www.ksef.podatki.gov.pl .
• Dowiedz się, czy Twój system ERP jest gotowy: W przypadku cairo.ERP – aktywnie implementujemy nowe standardy KSeF i monitorujemy postępy. W listopadzie przeprowadzamy testy z wybranymi klientami, co pozwoli nam zapewnić pełną gotowość do lutego. 

A już w kolejnym artykule odpowiemy na najczęściej zadawane pytania! 

Chcesz otrzymywać informacje bezpośrednio na maila?

Zapisz się na newsletter